Wat komt kijken bij de WBSO administratie?

Indien u een WBSO aanvraag heeft ingediend is het van belang om goed voorbereid te zijn rondom het inrichten van uw WBSO projectadministratie. Dit valt uiteen in twee zaken. Namelijk een WBSO urenadministratie en de WBSO projectadministratie. 

WBSO uren- & projectadministratie

WBSO urenadministratie

Voor elk toegekend WBSO project dient u een urenadministratie bij te houden. Dit is vorm vrij. Dit kan bijvoorbeeld in excel of in uw eigen urenadministratiesysteem. 

Het aantal gerealiseerde S&O-uren dient u bij te houden:

  • Per WBSO project
  • Per persoon
  • Per dag

Zorg ervoor dat de S&O-urenadministratie klopt met de verlof- en ziekteregistratie en leg binnen 10 werkdagen de gerealiseerde S&O uren vast in uw urenadministratie.

WBSO projectadministratie

Het technische dossier wat u aanlegt is van groot belang om te kunnen overleggen tijdens een controle. Het is verplicht om een projectadministratie bij te houden. Ook dit is vorm vrij. 

Belangrijk is dat de voortgang van het WBSO project wordt vastgelegd. De aard en de inhoud van de S&O werkzaamheden dienen terug te vinden in documenten, foto’s, formulieren, testresultaten, tekeningen, schetsen, prototypes etc.

Voor bedrijven die software ontwikkelen (programmatuur WBSO aanvragen) kunnen gebruikmaken van het versie beheersysteem zoals SVN, GIT of issuetracking / planningssystemen zoals Jira, Twello, Asana, etc. 

De “bewijsstukken” dienen te voorzien van een datum en naam van de opsteller. 

Er is een verplichting om het dossier 7 jaar lang te bewaren.

Hulp nodig bij uw administratie?

Of krijgt u een (desk) controle?